随着经济和科技的发展，电子发票以其便捷性、环保性、低成本、高效率等优势逐步取代了传统纸质发票，但是，电子发票的管理制度还未完全完善，电子发票在报销中可能存在着重复报销以及虚假报销的风险！今天，知联税务就来为大家支支招，告诉大家如何防范电子发票重复报销和虚假报销。
报销场景
如今电子发票已经大量使用，相比起纸质发票，电子发票有着无纸化、易储存等优点，能方便商家及消费者。但是，由于电子发票可以重复打印，或是通过ps等软件技术修改信息，从而生成新的一张电子发票。如何避免发生电子发票重复报销，这对于财务人员来说，可又是一件要操心的事了。
（一）重复报销——场景一
员工A前几个月的电子发票已经报销过了，这个月又打印了一次拿来报销。这可能是故意的、也可能是无意的。
（二）重复报销——场景二
员工A发生费用取得的电子发票，A报销了一次，A又把电子发票的PDF文件发给员工B，B把电子发票打印出来，又报销了一次。
（三）虚假报销——场景三
员工A取得电子发票，截图后采用PS等工具，修改金额相关数字和中文大小写信息，通过打印PS的图片进行虚假报销。
答疑妙招
本文根据财政部、国家档案局、国家税务总局有关部门发布的相关文件，选取了增值税电子专用发票（以下简称“电子专票”）在报销入账归档中易遇到的问题，相关问答如下：
1.使用电子专票进行报销入账归档的基本规定有哪些？
答：依据财会〔2020〕6号文规定，电子专票作为电子会计凭证的一种，同时满足下列条件的，可以仅使用电子专票进行报销入账归档：
（一）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；
（二）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；
（三）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；
（四）电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）等要求。
采用电子专票进行报销、入账且本单位财务信息系统能导出符合国家档案部门规定的电子归档格式的，应当将电子专票与其他电子会计记账凭证等一起归档保存，电子专票不再需要打印和保存纸质件；不满足上述条件的单位，采用电子专票纸质打印件进行报销、入账的，电子专票应当与其纸质打印件一并交由会计档案人员保存。
2.如何借助标准化手段支持会计核算系统对电子专票进行自动接收、识别和入账处理？
答：财政部即将出台电子发票入账数据标准，并将会同国家税务总局在部分企业开展试点，以进一步规范电子发票等电子凭证入账，方便受票方会计核算系统进行自动化的接收、识别和入账处理。
3.电子专票的纸质打印件能否单独作为报销入账归档依据使用？
答：不能。根据财会〔2020〕6号的规定，各单位无论采用何种报销、入账方式，只要接收的是电子专票，则必须归档保存电子专票。单位如果以电子专票的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子专票。
4.受票方应如何防范电子专票的纸质打印件重复报销入账的风险？
答：电子专票的纸质打印件只是承载电子专票发票信息的载体，不具备物理防伪功能，具有可复制的特点。为避免电子专票的纸质打印件重复报销入账，各单位应建立完善的内控机制，严格按照财会〔2020〕6号文规定。如果以电子专票的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子专票。同时建议各单位在报销入账时对发票代码、号码进行查重处理。对于已经使用财务信息系统的单位，可以通过建立发票数据库的方式，升级系统功能，利用系统进行自动比对；对于尚未使用财务软件实行纯手工记账的单位，可以通过电子表格等方式，建立已入账发票手工台账，有效防范重复报销、虚假入账等风险。
5.包括电子专票在内的各类电子发票应如何归档保存？
答：电子发票归档保存分以下几种情况进行。
已建立电子档案管理系统的单位，实施了会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化（不包括纸质凭证扫描，下同），可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存，归档方法可参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）；如与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等未实现电子化，可单独将电子发票通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存；整理、归档、长期保存方法可参照《企业电子文件归档电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）。
无电子档案管理系统的单位，如实施了会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化，可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等移交会计档案管理人员保存，编制档号，存储结构建议采取下图所示方式：
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同时，建立电子会计档案台账或者目录，台账或者目录的结构建议如下表：
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如未实施会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证未实现电子化，电子发票以电子形式移交会计档案管理人员保存，存储结构建议采取下图所示方式：
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同时，建立电子发票台账或者目录，台账或者目录的结构建议如下表：
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保存电子发票时，应当采用多重备份、定期检测等方法，保证电子发票档案在规定的保管期限内不会丢失并能被读取。
结语
电子发票的全面普及一方面为经济管理活动带来了极大的便利，另一方面对财务人员的工作也提出了新的挑战。如何规范管理电子发票对于财务人员是一项任重而道远的工作。
实际工作中为避免重复报销，企业首先要建立完善的内控机制，加强电子发票报销日常管理台账。台账包括但不限于以下内容：报销人、发票代码、发票号码、开票日期、价税合计金额、货物应税劳务服务名称等信息。根据企业实际情况建立健全发票复查制度，规范发票报销。对信息化程度较高的企业，可在报销管理系统或者办公系统中开发电子发票管理子系统，建立企业电子发票数据库，并利用发票左上角二维码等特征开发相关信息化操作流程。
电子发票是新兴事物，和每一个参与经济业务的人都息息相关，尤其是财务人员。因此，只有了解并熟悉电子发票的特征，防控其弊端带来的风险，不断更新相关知识，利用其优点提高工作效率，才能更好地适应“互联网+”时代的到来。
来源：国家税务总局、财政部会计司、国家档案局
